こんにちは、テクノポートの渡部です。ホームページをリニューアルすると言っても、その目的、予算、納期、デザイン、機能と、要望は様々です。また、応えるホームページの制作会社側も得意とする分野は様々なので、単に「ホームページをリニューアルをしようと思うので、見積もりを下さい。」と一斉に伝えても、企画内容も金額もバラバラの見積もりが集まることになります。
そこで今回はそういった行き違いをなくすための提案要望書について解説をします。
提案要望書とは
提案要望書（RFP）とは、
「ホームページのリニューアルについて、このような内容を計画しているので、この内容に沿った提案書を提出して下さい。」
という要望書で、偉そうに思えるかもしれませんが、制作会社側からすると、要望が固まっている方が提案の内容を作りやすいので、実はWinWinの関係になれる書類だと思います。
提案依頼書に盛り込む内容
では、提案依頼書には具体的にどのような内容を盛り込めばいいのかについてですが、おおよそですが下記の5つを抑えておくと良いと思います。
自社の事業内容
まずは自社の事業内容を整理して記載します。弊社は製造業専門のWebマーケティング会社としてホームページの制作をしていますが、このように制作会社も業種によって得手不得手がある場合があるので、自社の事業内容について簡潔にまとめておくと良いと思います。またこの時点でまとめておくと、いざ制作の段階になった時も役に立ちます。
ホームページリニューアルの目的
次に今回ホームページをリニューアルする目的についてです。現状のホームページからリニューアルするには、いくつかの目的があると思いますが、その中でも最も重要視している目的についてはっきり伝えます。ホームページ制作会社の中でも得意分野が違い、弊社の様にマーケティングに重きを置いている会社もあれば、最新のデザインや動きがある様なシステム面が得意ｎ会社もあります。
予算
予算については制作会社から提示額を聞いて決めるというよりは、提案依頼書の中に記載をしておいた方が良いです。ホームページ制作の値段は本当にピンキリで、仕様によって全く金額が変わってくるからです。それこそ数十万～数百万といった開きがあります。あらかじめ予算を記載しておいた方が、その予算に近しいプランを制作会社側から提示してくれるので、金額ではなく提案内容で制作会社を選ぶことができます。
高い金額を自社から提示してしまってと懸念されるかもしれませんが、複数社に見積もりを取る場合は、内容に差が出ると思いますし、提案内容の中でいらないものがあればコスト削減の交渉もできると思います。
納期
実は最も重要かもしれません。弊社の場合、ホームページの企画から制作公開までは平均で3ヵ月程度かかります。納期の段階でそもそも受けられないという会社も出てくる可能性もあるので、あらかじめ提示しておくと余計な提案を聞かなくて済むことになります。特に急いでいない場合についてもその旨は記載しておいた方が無難かと思います。
追加で内容を追加しておくと良いもの
大枠では上記を抑えておけばいいと思いますが、追加で下記の様な内容があると、より希望に近い提案を受けられると思います。
現状のサイトマップ
必須ではないですが、現状のホームページのサイトマップについては用意をしておくと良いです。制作会社は、提案時に基本的に現状のサイトを見て提案書を作りますが、メニューにないページが実は大量にあったとなると、予算も納期も大幅に変わってきます。現状の把握のためにも、サイトマップは作っておくことをおススメします。
現状のホームページの課題点
リニューアルの目的の欄で触れているかもしれませんが、現状のホームページの課題点についても列挙しておくと、その課題についてはリニューアル時にはどのような対策を用意しているかが制作会社からの提案があります。特に困っている不安な点は上げておくと良いと思います。
希望するデザイン・希望に近いデザイン
制作会社としては希望のデザインに近づてはくれるかと思いますが、希望するデザインが業界の標準から大幅に外れていると思う場合は記載をしておいた方が良いです。
まとめ
おおよそ上記のような内容があれば、制作会社側からクライアントの要望の応じた企画提案書を作成してくれると思います。弊社も実際に受け取ったことがありますが、お客様の本気度も伺えるので、企画提案書を作る熱量も変わってきます。作るフォーマットはテキストベースのWord形式で構いませんので、是非一度トライしてみてください。
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