技術ライティング/企業コンテンツにおける用字用語の重要性~記者ハンドブックを活用しよう

テクノポート、技術ライティング事業部の佐々木です。2022年3月、『記者ハンドブック 新聞用字用語集 第14版』(共同通信社、以下記者ハンドブック)が発売されました。共同通信社は、NHKや全国の新聞社が共同で設立した通信社で、放送局や新聞社に記事を配信しています。この記者ハンドブックは、その通信社の記者向けに、記事の書き方や、表記上のルールなどをまとめたものです。初版は1956年の発行と長い歴史があり、報道機関だけでなく、広く一般の人に読まれる文章を書く人々の参考書の定番といえる存在です。自社のWebサイトやオウンドメディアのライティングに関わる方は、6年ぶりに改訂されたこの記者ハンドブックを入手して、1度は通読してほしいと思います。特に、用字用語の表記をまとめた用字用語集のパートは、「こんなときはどう書いたらいいんだろう」と迷ったときの頼れるツールとしてとても役立ちます。

今回は記者ハンドブックを題材に、コンテンツの表記統一の重要性について説明します。

コンテンツの表記や用字用語に気をつけることの意味

インターネットの普及は、私たちが目にする文章の量を圧倒的に増やしました。最近は動画も増えてきていますが、SNSの書き込みやつぶやき、ブログ、メールマガジン、Webメディアなど、コンテンツの中心は文章ベースです。個人が発信するものはさておき、企業のWebサイトに掲載されている文章や、オウンドメディアのコンテンツを読んでいて、誤字や言葉の間違った使い方、表記の揺れを不快だと思った経験はありませんか? 「雰囲気」を「ふいんき」と書いていたり「~ざるを得ない」が「~ざる負えない」と書いていたりするのを目にすると、単なる表記の間違いだけでなく、なんだかそのコンテンツが全部間違っているんじゃないかと思われてしまうかもしれません。

私がWebニュースメディアの編集部にいたとき、読者からの声の中に「誤字や間違った表現が多い。これだからWebは信用できない」というものがありました。そのWebニュースメディアの場合、記者が書いたものをデスクと呼ばれるまとめ役がチェックする程度で、書籍や新聞記事のように、文字や文章のチェックを専門に行う校正を通すことはありませんでした。きっとその読者の方は、校正が入ってきちんと整理、統一された新聞などの文章に慣れていて、そのように感じられたのでしょう。

文章自体が間違っていたら、読み手に正しく内容を伝えることはできないのはもちろんですが、用字用語がぶれていたり一部の表現が間違っていたりしただけでも、読み手の信頼感を失わせるには十分です。例えば、1つのコンテンツの中に「センサ」と「センサー」が混在しているだけでも、そのコンテンツの内容やそれを掲載しているWebサイト全体に不信感を持つ人はいるのです。

記者ハンドブックの使い方(用字用語事例)

先ほどの「センサ」と「センサー」のような用語表記の揺れは、文章チェックツールなどですぐ見つけることができますが、表現の揺れや使い分けの間違いとなるとそう簡単にはいきません。以下の表現の使い分けに注意していますか? こうした表記の使い分けについて記者ハンドブックの用字用語集の項目に辞典風にまとめられています。

「荒い」と「粗い」

「荒い」は、勢いが激しい状態、乱暴、乱れを表現する場合に使います。「荒療治」「荒技(あらわざ)」「金遣いが荒い」など。
「粗い」は、精や密の対語で、大ざっぱ、粗雑であること。「網の目が粗い」「粗削り」「粗見積もり」など。

「お勧め」と「お奨め」

「お勧め」はある行為を促す意味で使う。「読書を勧める」
「お奨め」は人や事物を推薦する意味で使う。「良書を薦める」

このような例は他にも、「押さえる」と「抑える」、「変える」と「代える」と「換える」と「替える」、「掛ける」と「架ける」と「懸ける」、「止める」と「留める」、「収束」と「終息」と「集束」などたくさんあります。同じ字でも場合によって送り仮名の有無を変える「並」と「並み」といったものもあります。

また、いわゆる「カタカナ語」(外国の地名含む)の標準的表記や、注意すべき社名、登録商標の言い換えについても載っています。「インターフェース」「チューンアップ」、「富士フイルム」(×富士フィルム)、「キヤノン」(×キャノン)、「ロボットスーツ」→「パワードスーツ」、「テフロン」→「フッ素樹脂」などこれもかなりたくさんあります。とはいえ、技術ライティングという視点で見ると、記者ハンドブックのカタカナ語の表記は、一般的ではあっても、ものづくり業界の標準やエンジニアが使う言葉とは違うことも少なくありません。そのようなときは自社コンテンツ用に独自の用字用語集を作るとよいでしょう。

記者ハンドブックの使い方(書き方)

記者ハンドブックには、表記や表現使い分けについてだけでなく、分かりやすい記事の書き方にも多くの項目が割かれています。「」や()が入った文章での句読点の打ち方や、・(中点)ほか符号や記号の使い方も、一度は目を通しておくとよいでしょう。しかし、企業コンテンツのライティングをする上で、記者ハンドブックの項目の中で私が最も重要だと思っているのが、差別語や不快語の項目です。ここには、使用に注意すべき不適切表現について書かれています。今回の版(記者ハンドブック 第14版)から加わった、「ジェンダー平等への配慮」という項目と併せて、コンテンツを作る上で欠かせない考え方や表記の例が書かれています。女性や男性をことさらに強調したり特別扱いしたりする表現は、かつて多く使われていたこともあり、無自覚に書いてしまうこともあるかもしれません。しかし、そのような表現、文章のあるコンテンツは、いまや、企業イメージを傷つけるだけでなく、場合によってはいわゆる炎上につながる可能性もあるということに、常に留意する必要があります。

まとめ

記者ハンドブックはさまざまなコンテンツを作る上で、広い分野で参考にされている理由の一端がお分かりいただけたかと思います。テキストコンテンツ作成に関わっていて、もしこれまで記者ハンドブックに目を通したことがなかったら、今回の新版発売を機に、ぜひ手に取って読むことをお勧めします。気になるところを拾い読みするだけでも、きっと役に立つことがたくさん得られると思います。言葉の使われ方(表記)は徐々に変わっていくものなので、旧版なら持っているという方も買い換えをお勧めします。

技術ライティング事業紹介

テクノポートでは、製造業の現場経験や工業に関しての知見を持つライターによる技術系企業のためのコンテンツ制作サービスを展開しています。

専門的な内容も含めて技術を正しく理解し、製造業のターゲットにきちんと伝わるコンテンツを制作できることが、他のコンテンツ作成サービスにはないテクノポートの技術ライティング事業の強みです。デジタルマーケティングのノウハウと合わせ、新規顧客獲得や技術の用途開発を目的としたWebマーケティングを支援します。

技術系ライターによる製造業のためのコンテンツ制作支援

「モノカク」を運営するテクノポートでは「技術をマーケティングする」という事業理念のもと、新規顧客獲得や技術の用途開発を目的としたWebマーケティングの支援を行っております。
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技術ライティングを外注するときに気をつけること~5W1Hをはっきり伝えよう

テクノポート、技術ライティング事業部の佐々木です。前回は自分でライティングをする人に向けて、技術を伝えるために気をつけることやポイントを書きました。しかし、さまざまな理由から、自分ではなく社内の他の人やクラウドソーシングサービス、コンテンツ作成サービスなどに、ライティングを依頼する人も多いでしょう。今回は、ライティングを依頼する際に気をつけるといいことについてお伝えします。

ちゃんと伝わらなければちゃんとしたものは仕上がってこない

「自社サイトにオリジナルコンテンツを載せたいが、自分では文章を書くことになれていないから外注したい」「自分で書いていたが、思ったより大変なので次は外注したい」と考える担当者さんがまず調べるのは、クラウドソーシングサービスでしょうか。あるいはコンテンツ制作サービスを提供している会社にお願いすることもあるでしょう。

しかしながら、そうしてアウトソーシングによって上がってきたコンテンツを見てみたら思っていたものと全然違う、という経験がある担当者もいらっしゃるのではないでしょうか。コンテンツをアウトソーシングする際には、書いてほしいことが書き手にきちんと伝わることが大事です。自分でライティングをするなら書きながら集めていけばいい資料やデータでも、アウトソーシングなら依頼するときにそろえておかなくてはなりません。自分でライティングをするよりもちゃんとした準備が必要です。またそうして準備する資料は、その内容が外部の書き手に間違いなく伝わるものでなくてはなりません。

これがうまくできないと、書き手の理解度や解釈によってはできあがったコンテンツに満足できず、何度も修正を繰り返すことになったり、別の書き手にお願いしなくてはならなくなったりします。

どうすれば書き手にうまく伝わるか

小学校の国語の時間に「5W1H」について教わったことはありませんか。5W1Hとは、文章(特に誰かに説明する文章)を書く際のポイントです。

  • When(いつ)
  • Where(どこで)
  • Who(だれが)
  • What(なにを)
  • Why(なぜ、どうして)
  • How(どのように)

これはそのまま、コンテンツ作成のポイントにもなります。例えば新製品についての紹介や、事例などのコンテンツを作る場合を想像してみるとお分かりいただけると思います。

技術に関するコンテンツの場合は、そうした資料が、社外の人にも通じる言葉になっているかも大事です。どんな業種にも言えることではありますが、製造業の中でだけ通じる専門用語や、その会社内でだけ通じる単語では、いくら丁寧に書かれていても、書き手が理解できない可能性があります。結果として間違った表記になったり、その部分のコンテンツを書いてもらえなかったりします。書き手は通常、自分が理解できないことは書けない(書かない)のです。

そうはいっても、専門用語を使わずに説明するのは難しい場合もあるでしょう。そんなときは、専門用語に注釈をつけたり、文章だけでなく図版を入れたりすることを考えましょう。そうしてつけた注釈は、他のコンテンツを依頼するときにも使えますし、分かりやすい図版は、書き手に説明するためだけでなく、書いてもらうコンテンツのなかでも使えるので、無駄にはなりません。適切な説明に適切な図版が加わると、読み手の理解度はぐっと高まります。

まとめ

自分でライティングをする場合でもアウトソーシングする場合でも、準備すべきものはほとんど変わりません。「コンテンツを書く」部分を自分がやるか他の人がやるかということなので当然と言えば当然ですね。きちんと内容が伝わる資料やデータを用意すれば、アウトソーシングでできあがったコンテンツが思ったものと違う、という事態は避けられるでしょうし、書き手が内容をよく理解できることでコンテンツの仕上がりはよりよいものになるでしょう。

うちの製品や技術の説明を分かりやすく説明すること自体が難しい、そのための時間がない場合は、業界や技術に詳しい書き手にライティングを依頼することで、手間をいくらか省略できます。

技術ライティング事業紹介

テクノポートでは、製造業の現場経験や工業に関しての知見を持つライターによる技術系企業のためのコンテンツ制作サービスを展開しています。

専門的な内容も含めて技術を正しく理解し、製造業のターゲットにきちんと伝わるコンテンツを制作できることが、他のコンテンツ作成サービスにはないテクノポートの技術ライティング事業の強みです。デジタルマーケティングのノウハウと合わせ、新規顧客獲得や技術の用途開発を目的としたWebマーケティングを支援します。

技術系ライターによる製造業のためのコンテンツ制作支援

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技術を伝えるためのライティング~構成を考え論理的に伝えることを意識しよう

初めまして。テクノポート、技術ライティング事業部の佐々木です。テクノポートに加わる前は主にIT/技術系のフリーランスライター、さらにそれ以前はIT系のWebメディアで編集者をしていました。この記事では、事例記事やホワイトペーパーの執筆・編集に携わってきた経験から、技術を伝えるためのライティングについてお伝えします。

Keyboard Image

1.構成(記事の組み立て)はしっかりと

技術を伝えるための文章に限ったことではありませんが、誰かに事柄を伝えるための文章で大事なことは、伝えたい方に最後まで読んでもらうことです。技術系の文章の場合は、技術や製品、サービスなどを探している方が読むことが多いと考えられます。そうした人に最後まで離脱せずに読んでもらうためには、納得しながら読み進めてもらうことが基本だと思います。そこで重要なのが読者の理解を意識した文章構成です。

2.記事構成の考え方

自社の技術を伝える記事(ホワイトペーパー)の構成の一例を考えてみます。本来の順序としては、その記事を誰に伝えたいのか、どういう読者か、というところから考えるべきですが、ここでは”自社に課題を抱えていて、それを解決する技術を探している(技術が分かる)方”と想定します。

【タイトル】

読者に最もアピールしたいことを簡潔に書きます。伝えたいことがいくつもあったとしても詰め込みすぎないほうが印象に残ります。誰に何を伝えたいかを吟味しましょう。

【リード(本文に含める場合もあります)】

導入として市場の背景や、課題に触れるなど、想定する読者の共感を得られるような内容を書きましょう。

【本文】

市場背景や想定読者が抱えているだろう困りごと/課題から書きましょう。リードで取り上げている場合は、リードよりも詳しく丁寧に伝えます。ここで書く困りごと/課題は記事で紹介する技術で解決できるものという前提です。

冒頭に書いた困りごと/課題を解決する方法/手段(技術、製品、サービス)について書きます。いきなり「弊社のこの技術で解決できます」とするのではなく、自社以外の一般的なものも含めていくつかの選択肢があることを示し、それぞれの内容やメリットデメリットを説明した上で、弊社の技術なら解決できますという形のほうが納得されやすいでしょう。ただし、自社技術の優位性を説明するために、他社技術をあからさまにおとしめるような記述は避けましょう。

解決する方法や手段についての文章は、読者に「そのとおりだな」と納得してもらわなければなりません。そのためには強引な我田引水は避け、論理的な説明を心がけてください。ある前提条件の下で優位性があるという場合もあると思いますが、それはきちんと説明しましょう。その上で、その技術の採用事例を付け加えるのも効果的です。

3.まとめ

ご紹介した構成はあくまでも一例です。

市場背景や課題の説明→解決の選択肢→自社技術紹介→優位性や事例の紹介という流れはオーソドックスなものですが、文章のうまい下手ではなく、論理の破綻なく書けていれば納得しながら最後まで読み進めてもらえるでしょう。その上で、文章による説明を補強する資料(表、図版など)を加えれば、読者により伝わる記事になります。

4.技術ライティング事業紹介

テクノポートでは、製造業の現場経験や工業に関しての知見を持つライターによる技術系企業のためのコンテンツ制作サービスを展開しています。

専門的な内容も含めて技術を正しく理解し、製造業のターゲットにきちんと伝わるコンテンツを制作できることが、他のコンテンツ作成サービスにはないテクノポートの技術ライティング事業の強みです。デジタルマーケティングのノウハウと合わせ、新規顧客獲得や技術の用途開発を目的としたWebマーケティングを支援します。

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