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ワークショップをするべきか?会議をするべきか? それが問題だ

会議とワークショップ、効果的に使い分けできていますか? 「無駄な時間」にしないために気をつけるべきこと 会議とワークショップ、それぞれの目的・役割・構造の違い 多種多様な会議 / ワークショップ、目的に合わせた実施方法 「ミーティングにするか、ワークショップ形式にするか。」 現代の企業におけるディスカッションや意思決定の方法は多様になっている。特にオンラインで行うシーンも増え、企業としてもどのような進め方をするのが良いのか迷いがちだろう。 我々もデザインワークショップやデザインスプリント、フォーカスグループなどを通じてサービスのアイディアをディスカッションしたり、素早い意思決定を促したりしている。 でも実際の現場では、ワークショップっぽい会議もあるし、会議になってしまうワークショップもある。全く意味の無い時間になることもありえる。 そしてこの状況は、それぞれの定義や適切な使い方が曖昧な組織で起こりやすい。 会議とワークショップの用途の違い 一般的に、会議では情報共有や議論を行い、目標設定や意思決定を行うのが目的。一方で、ワークショップは問題を解決したり、実行可能な目標を達成するためのもの。 ワークショップと会議の違いを理解することで誰もが時間を節約し、グループコラボレーションを最大限に活用することができる。 では、具体的に無駄になってしまう会議とワークショップの特徴を洗い出した上で、ワークショップと会議の目的、範囲、長さ、構造、準備時間の違いを比較してみよう。 無駄な会議とは? まずは一つの結論として、どのようなミーティングや会議が無駄になってしまうのだろうかを考えてみる。通常、会議には複数人数のが参加するため、無駄な時間が発生してしまうと参加人数分の時間が失われてしまう。 そのこともあり、多くのアメリカ企業ではなるべく会議の数を少なく、時間を短く、参加人数を制限することが推奨されている。 無駄な会議になってしまう主な要素: はっきりとしたアジェンダがない 何も発言しない人が参加している 次のアクションが決まらない 10分で済む内容に60分かける 意思決定者が参加していない 無駄に参加人数が多い などが挙げられる。 ムダだらけの会議 – 海外から見た日本式ミーティングの謎 無駄になるワークショップとは? ワークショップさえ行えば会議での課題が簡単に解決すると思っている人もいる。しかしそれは大きな間違い。 ワークショップをやったからといって全てがうまくいくとは限らない。その最も大きな原因は、そもそも達成したいゴール (目的) と手段 (ワークショップ) が合致していないことだ。 具体的には、目標がはっきりしていなかったり、参加者が活動自体が無意味に思えたり、何も達成できていないような気がしたりなど。多くの場合、適切なファシリテーターが不在であることが原因だったりもする。 無駄なワークショップになってしまう主な要素: 達成すべきゴールが曖昧 プログラム内容が適切にデザインされていない ファシリテーター不在 ファシリテーターのスキル不足 参加者同士の信頼関係ができていない 他の業務に中断され、内容にフォーカスできていない 上司の顔色を伺いながらのアウトプット などが挙げられる。 デザイン思考の本質とは?—新米ファシリテーターの経験を通して気づいたこと ワークショップは万能ではない ワークショップをやる目的でワークショップを開催する、手段の目的化が起きているケースもある。特に最近はデザイン系のワークショップが流行っていることもあり、とりあえずやってみたいという要望が後を絶たない。 長時間同じ部屋にみんなを集めれば魔法がかかると思っている人も少なくない。 しかし、我々のようにクライアントに対してワークショップを企画・実行するデザイン会社としては、とりあえずやってみる前に一度目的の設定や参加者の選定など、企画段階をしっかりと詰めることをオススメすることが多い。 これは、解決すべき問題があらかじめ定義されていない場合や、コラボレーションの必要性がない課題、または事前の十分な計画がない状態だとワークショップは時間の無駄になってしまうため、これらを未然に防ぐためである。 そして、内容が稚拙なため、意思決定者などの重役レベルの人もそのようなワークショップの招待を拒否することが多い。 会議とワークショップ: それぞれの目的と役割 会議は参加者が情報を交換し、ディスカッションをするための方法である。 それに比べてワークショップは問題を解決することが目的。アイデアを生み出すことに時間を割き、グループが実行可能なゴール達成するための実践的な活動である。 簡単に言えば、会議は物事を議論する場所で、ワークショップは物事を実行に移す場所である。 この違いから、会議では多くのトピックを浅くカバーするのに適しているが、ワークショップは問題を深く集中的にカバーするのに適している。 会議とミーティングのそれぞれの目的や方法 会議の目的と種類 出席者が情報を発信したり受け取ったりするための専用の時間と場所を設けるのが会議の主な目的となる。会議の中では、いくつかのトピックをカバーすることができる。 一方で、決定や行動項目は、必ずしも同じ集まりの中で定義されたり、その場で即座に行動に移されたりする必要はない。 会議の種類と目的には下記が挙げられる: プロジェクトキックオフ プロジェクトの概要や役割などの重要な情報を話し合うために、チームメンバーが一堂に会してプロジェクトに取り組む最初の集まり。 スタンドアップ 機能横断的なチームがプロジェクト全体の進捗状況や障害に関する最新情報を共有するために、毎日素早く(通常は15分程度)報告会を行う。 振り返り 定期的に行われるディスカッションで、チームがどのように連携して仕事をしているかを振り返り、プロセスを改善する方法を検討する。 1on1 リードやマネージャーが直属のメンバーと会い、プロジェクトや個人の成長、キャリアアップの機会について話し合うための時間。 リーダーチームミーティング 複数のサブチームにまたがる機能横断的なリーダーが集まり、進捗状況、学習内容、未解決のアクションアイテムについて議論する。 デザインチームミーティング UXやデザインチームのメンバーが一堂に会して、仕事や知識、インスピレーションの源を共有する機会。 デザインレビュー デザインチームのメンバーが進捗状況を発表し、デザインに対するフィードバックを受ける。 オフサイト チームメンバーがオフィス外の場所に集まり、ディスカッションを行う。普段と異なるセットアップのカジュアルな雰囲気の中で、気持ちのリフレッシュにもなり、新しいアイディアが出やすくなる。 オフィス外でのミーティングを行うのも効果的 ワークショップの目的と種類 複数のチームからのインプットと同意を必要とする状況や、同じタイミングでのディスカッションと深い考察、そして意思決定が求められる状況においては、共同作業の実践的なワークショップ形式に適している。 ビートラックスが企業向けに提供しているデザインスプリントも素早いスピードでの正しい意思決定を一番の目的としている。 ワークショップの種類と目的には下記が挙げられる: ディスカバリーワークショップ チームメンバーと主要な知識保有者が集まり、現状を理解した上で今後のプロジェクトのマイルストーンや計画の方向性を決めていく。 チームビルディング 業務にあまり関係ないテーマを元にチームごとに一つのゴールを達成するために競うゲームなどを通じてチームの連帯感をアップさせる。 ユーザー共感ワークショップ デザイナー、研究者、その他の関係者がサービスを設計する前に、ユーザーのニーズについての共通理解をするために行う。 デザインワークショップ 複数の部署から主要チームメンバーが集まり、様々な視点からのアイデアを迅速に生成し、議論する。 優先順位付けのワークショップ チームメンバーおよび他の主要な意思決定者がどの項目が最も重要であるかを決定し、それらに優先順位をつけるために一緒に集まり行う。 アイディエーションショップ ビジネスやサービスの内容をできるだけ多く出すことにフォーカスを当てたワークショップ。質より量を重要視する。 レビューワークショップ デザインプロセスに不可欠な役割を担うメンバーが協力して、目的に照らし合わせてデザインを分析・改善する。 ビートラックスで行われているワークショップの様子 会議とワークショップの構造的違い ワークショップと会議では基本的な目的が異なるため、それぞれの構造も異なるべきである。多くの場合、会議はワークショップよりも受動的なもので、参加者はほとんどの時間を話したり聞いたりしている。 しかし、最近の会議のトレンド、特にオンラインミーティングでは、より雑談を促進するためにあえて議題と異なる日常生活の話をしたり、クイズを出したり、普段無口なスタッフにあえて話を振ることで、チームワークを促進するケースも増えている。 もちろんワークショップでは、参加したメンバー全員からのフルコミットが求められる。話したり聞いたりだけではなく、スケッチをしたり、プロトタイプを作ったり、寸劇を通じてアイディアを発表することも多い。 会議における理想的なアジェンダ スタンドアップ会議や1on1の会議など、日常的に行われている会議であっても、アジェンダを作る利点は大きい。 時間の経過とともに変化する議論項目に柔軟に対応できるようなアジェンダを導入するための効果的な方法の一つとして、会議の前に自由形式の質問を短いリストにして投稿者に提供する方法がある。 オンライン会議の場合は、チャットシステムなどを活用してリアルタイムで質問を送ることも可能。 例えば、従来の日常的なスタンドアップでは対話が軌道に乗るように、決められた項目に沿って質疑を行う。それにより短時間で求められる情報共有が可能になる。 スタンドアップで利用される質問リスト […]

北野エース/高槻阪急に出店「キッチンステージ」でワークショップ

食料品専門店「北野エース」を運営するエースは11月13日、大阪府高槻市の高槻阪急に「北野エース高槻阪急店」をオープンした。 <北野エース高槻阪急店> 関西最大級の品ぞろえで、全国各地のこだわりの調味料や話題の食材など50 […]…