カテゴリー: エクセル

エクセルでグラフを作ると、縦軸に数値の単位がなく困ったことはないでしょうか。特に「千単位」「百万単位」など、数値の桁数を減らしている場合は、単位の表示は必須。手間をかけても縦軸ラベルを追加しましょう。

 

縦軸に軸ラベルを追加する

縦軸に単位を表示するには、軸ラベルを追加します。

 

縦軸に回転した縦軸ラベルが表示されます。

 

縦軸ラベルが横書きに変わります。

 

縦軸の左に余白が表示されます。

 

プロットエリアのサイズが拡張します。

 

縦軸ラベルの追加はいかがでしょうか。自動では調整されないので、焦らず手動で追加します。お試しください。

エクセルでグラフを作成した際、横軸の項目名が斜めになってしまったことはないでしょうか。これは文字数が多くて横書きで表示できないためなのですが、ちょっとした工夫で読みやすくできます。今回は、グラフの横軸の項目名が斜めになってしまった場合の対処法を4つご紹介します。

↑グラフを作成すると項目名が斜めになり、読みづらくなることがあります。

 

【方法1】

グラフエリアの幅を広げる

グラフエリアの幅を広げるには、右中央の○をドラッグします。グラフエリアが横長になり、横書きで表示されます。

↑右中央の○にポインターを合わせドラッグして幅を広げます

 

文字が横書きになります。

↑文字が横書きになります

 

【方法2】

文字サイズを小さくする

文字サイズを小さくするには、項目名を選択し「フォントサイズ」ボタンを使います。

↑項目名を選択し、「ホーム」タブの「フォントサイズ」ボタンで小さいサイズを指定します。直接入力することもできます

 

文字が小さくなり、横書きで表示されます。

↑文字が縮小され、横書きになります

 

【方法3】

縦書きに変える

縦書きに変えるには、項目名を選択し、「方向」ボタンから「縦書き」を選択します。

↑項目名を選択し、「ホーム」タブの「方向」ボタンをクリックし、「縦書き」を選択します

 

項目名が縦書きに変わります。

↑項目名が縦書きに変わります

 

【方法4】

セル内で改行する

表のセル内で改行して複数行にすると、横書きで表示されます。

↑表のセル内でAlt＋Enterキーで改行します

 

項目名が改行され、横書きで表示されます。

↑項目名が改行され、横書きで表示されます

 

項目名の斜めを解消するワザ、ぜひお試しください！

エクセルでグラフを作ると、自動でグラフの大きさが決まりますよね。少し小さいと感じたら、プロットエリアやグラフエリアを拡大してみましょう。あるいは、凡例を消したり、グラフの下から右に移動したりしても大きさは変わります。今回はグラフの大きさを変えるワザを紹介します。

 

【方法1】

プロットエリアを拡大する

グラフの大きさを変えるには、プロットエリアを拡大します。

↑グラフ周囲で何もない場所をクリックし、プロットエリアを選択します

 

グラフが枠で囲まれます。

↑四隅の○をドラッグします

 

プロットエリアが拡大します。

↑グラフの大きさが変わります

 

【方法2】

グラフエリアを拡大する

グラフの大きさは、グラフエリアを拡大しても変わります。

↑グラフエリアの○をドラッグします

 

グラフエリアが拡大し、グラフも拡大します。

↑グラフエリアとグラフが拡大します

 

【方法3】

凡例を消す

凡例を消したり、グラフの下から右に移動したりすると、グラフの大きさが変わることがあります。

↑グラフを選択し、「デザイン」タブ → 「グラフ要素を追加」ボタンをクリックし、メニューから「凡例」 → 「なし」を選択します

 

グラフから凡例が消えます。グラフによっては、大きさが変わります。

↑凡例が消え、グラフの大きさが変わります

 

グラフの大きさを変えるワザは、いかがでしょうか。自動で作成されるグラフが小さいとき、ぜひお試しください。

2017年は「働き方改革」が大きく叫ばれた年でした。ゲットナビウェブでも日々のオフィスワークの一助となるようなTIPS記事を定期的に配信。そのなかでも特に好評だったのが、エクセルに関するテクニック記事です。そこで本稿では、2017年に公開したエクセル人気記事をランキング形式で一挙に振り返っていきます！

 

 

【第1位】膨大なエクセルデータに潜む半角・全角の「表記の不ぞろい」を統一する画期的ワザ！

商品リストや住所録などは、入力を手分けすれば作業がスピードアップして効率的ですよね。しかし、複数人での作業には、半角・全角やひらがな・カタカナなどの表記が統一されないというリスクもあります。こうした表記の不統一も、関数を使えば一発で変換可能です。今回は、「表記の不ぞろい」を統一する方法をご紹介します。

 

■英数字の全角を半角に変換する

英数字の全角を半角に変換するには、ASC関数を使います。

↑半角・全角が混在して入力されている商品コードを、半角の英数字に統一したい

 

「=ASC(A2)」と入力することで、商品コードのセル・A2の英数字を半角に変換しました。

 

■ふりがなを全角カタカナに統一する

全角・半角のカタカナやひらがなで入力されたふりがなを、全角カタカナに統一するには、PHONETIC関数を使います。

↑カタカナ・ひらがな、全角・半角が混在するふりがなを、全角カタカナに統一したい

 

PHONETIC関数を使ったことで、全角カタカナ、半角カタカナ、ひらがなが混在していたB列をC列で全角カタカナに変換できました。

 

■全角カタカナのふりがなをひらがなに変換する

PHONETIC関数で変換した全角カタカナをひらがなに変えるには、「ふりがなの設定」画面で「ひらがな」に設定します。この設定は、関数の参照元のセルで指定するのがポイントです。

↑ふりがなが入力されているセルを選択し、「ホーム」タブ → 「ふりがなの表示/非表示」の「▼」ボタン → 「ふりがなの設定」をクリックします

 

「ふりがなの設定」画面が表示されます。

↑「ひらがな」を選択し、「OK」ボタンをクリックします

 

ふりがながひらがなに変わります。このあと計算結果のふりがなをほかのセルにコピペして文字列に変換しましょう。貼り付けオプションで「値」を選択すれば文字列になります。

オフィスワークでは必ずといってよいほど必要なテクニックです。ぜひお試しください！

 

【第2位】数字を並べるだけじゃセンスがない! 表を劇的に見やすくするレイアウトワザ4選

数字がたんたんと並ぶエクセル表ってとっつきにくいですよね。見やすくするには「テーブル機能」が便利です。例えば、表に縞模様をつけて見やすくしたり、データバーを使ってセルに横棒グラフを表示できたりします。今回は、見やすい資料作りに必須な表のレイアウトワザを紹介します。

 

1.表に縞模様を付ける

表に縞模様を付けるには、テーブル機能を使います。レイアウトを残したままテーブル機能を解除するには、「範囲に変換」を使います。

↑表を選択します

 

↑「ホーム」タブ → 「テーブルとして書式設定」ボタンをクリックし、メニューからスタイルを選択します

 

「テーブルとして書式設定」画面が表示されます。

↑内容を確認し、「OK」ボタンをクリックします

 

テーブルのスタイルが設定されます。

↑テーブル機能が設定され、フィルターボタンが表示されます

 

フィルターボタンなどのテーブル機能を解除する場合は、表を選択し「範囲に変換」を実行します。

↑「デザイン」タブ → 「範囲に変換」ボタンをクリックします

 

確認の画面が表示されます。「はい」ボタンをクリックします。

↑テーブル機能が解除されます

 

2.セルに横棒グラフを表示する

セルに横棒グラフを表示するには、条件付き書式のデータバーを使います。ここでは、数値を表示しないで横棒グラフのみを表示します。

↑横棒グラフを表示するセルを選択します。ここでは、数値を参照するセルを選択します

 

↑「ホーム」タブ → 「条件付き書式」ボタン → 「データバー」 → 「その他のルール」をクリックします

 

「新しい書式ルール」画面が表示されます。

↑「棒のみ表示」にチェックを入れ、「OK」ボタンをクリックします

 

セルの数値が消え、横棒グラフのみが表示されます。

↑横棒グラフのみが表示されます。ほかのセルも同様に横棒グラフを表示してみましょう

 

3.増減を矢印で明示する

増減を矢印で明示するには、アイコンセットを使います。アイコンに適用されるパーセントや数値の範囲が自動で決まるので、手動で設定する場合は「新しい書式ルール」画面で設定します。ここでは、105%以上で↑、95～104%で→、95％以下で↓を表示します。

↑セル範囲を選択します

 

↑「ホーム」タブ → 「条件付き書式」ボタン → 「アイコンセット」 → 「その他のルール」をクリックします

 

「新しい書式ルール」画面が表示されます。

↑「アイコンスタイル」でスタイルを選択し、1行目の「種類」欄で「数値」を選択してから「値」欄に「1.05」と入力します。2行目も同様にして「値」欄に「0.95」を入力します。ここでは、セルの数値が%表示されているので、1/100で値を指定しています。最後に「OK」ボタンをクリックします

 

増減が矢印で表示されます。

 

4.セルに折れ線グラフを表示する

セルに折れ線グラフを表示するには、スパークラインを使います。折れ線の変化をわかりやすくする場合は、行の高さを広げます。

↑折れ線グラフを挿入するセルを選択します

 

↑「挿入」タブで、「スパークライン」の「折れ線」ボタンをクリックします

 

「スパークラインの作成」画面が表示されます。

↑「データ範囲」をクリックし、グラフにする範囲をドラッグして選択します。最後に「OK」ボタンをクリックします

 

折れ線グラフがセルに挿入されます。

表を見やすくするワザは、いかがでしょうか。数値だけの表をわかりやすくすることができます。ぜひ試してみましょう。

 

【第3位】コピペしてもレイアウトが崩れない! 別々のシートにある表を1枚の用紙に印刷するワザ

売上表と来客者数表が複数のシートに分かれている場合、印刷するとそれぞれが別の用紙に印刷されてしまいますね。2つの表を1枚の用紙に印刷すれば用紙を節約でき便利ですが、表をコピペすると列幅が同じでないため、レイアウトが分かりづらくなったり、複数ページにわたったりします。作成したレイアウトのまま1枚の用紙に印刷するには、「リンクされた図」で貼り付けましょう。今回は、複数のシートの表を1枚の用紙に印刷するワザを紹介します。

↑他のシートから表をコピペすると、レイアウトが崩れ、1ページに収まらないことがあります

 

■同じレイアウトでコピペする

表を同じレイアウトのままコピペするには、「リンクされた図」で貼り付けます。「リンクされた図」の表は図形扱いになりますが、元の表でデータを編集すればその内容が反映されます。

↑コピー元の表を選択し、Ctrl＋Cキーを押します

 

↑「ホーム」タブ → 「貼り付け」の「▼」ボタンをクリックし、メニューから「リンクされた図」を選択します

 

表がリンクされた図として貼り付けられます。

↑表が同じレイアウトのまま貼り付けられます

 

このあと印刷すると、1枚の用紙に2つの表が印刷されます。

 

手順は簡単ですが意外と知られていないエクセルの達人ワザです。ぜひ使ってみましょう。

 

【第4位】PDFファイルをExcelに取り込むには？ 実はWordさえあれば大丈夫！

PDFファイルの表をエクセルに取り込んで利用したい、なんてこともありますよね。エクセルでは直接PDFファイルを読み込むことはできませんが、Adobe Acrobat Proなどの専用アプリを使えば取り込むことが可能です。また、ワードを介してエクセルにデータを取り込むという方法もあります。データによってはレイアウトが変わりますが、列幅を調整したりすれば表として利用できます。

 

■PDFファイルをワードを介してエクセルに取り込む

PDFファイルをエクセルに取り込むには、ワードで開き、エクセルにコピーします。取り込んで文字や数字として扱えるのは、ワードやエクセル、パワーポイントで作成したPDFファイルです。PDFファイルによっては正しく取り込めないファイルもあります。

↑ワード画面で「ファイル」タブをクリックし、「開く」 → 「参照」ボタンをクリックします

 

「ファイルを開く」画面が表示されます。

↑PDFファイルを選択し、「開く」ボタンをクリックします

 

変換の確認画面が表示されます。

↑しばらく待つと変換の準備が終了します。「OK」ボタンをクリックします

 

PDFファイルがワード文書に変換され、PDFファイルの内容が表示されます。ファイルによっては変換に時間がかかったり、レイアウトが変わったりします。

↑エクセルに取り込みたい表を選択し、Ctrl＋Ｃキーを押します。すべてを選択する場合は、Ｃｔｒｌ＋Ａキーを押します

 

表のデータが記録されます。次にエクセルを起動します。

記録したデータが貼り付けられます。取り込まれた表を確認します。

 

今回ご紹介したワザは、Word 2013/2016で実行可能です。また、この方法で文字や数字を取り込んで利用できるPDFファイルは、ワードやエクセル、パワーポイントで作成したファイルのみ。画像編集アプリで作成したPDFファイルやスキャニングしたPDFファイルなどは対象外なのでご注意ください。

 

【第5位】文字がハミ出たとき、どうしてる？ セル幅を巧みに調整する達人テクニック

エクセルで入力したデータに対してセル幅が狭いと、文字列の一部が欠けたり、数値が「####」と表示されたりしますね。こんなとき、どうしていますか。多くの場合は列幅を手動で調整していると思いますが、実はほかにもいろいろと調整の方法があります。今回は、セル幅を調整する方法を紹介します。

 

■列幅を手動で調整する

まずは一般的な列幅を手動で調整する方法をおさらいしておきましょう。

 

最初に列の境界線をドラッグします。

↑調整したい列の境界線にポインターを合わせドラッグします

 

列幅が変わります。

↑指定した列幅に変わります

 

■列幅を自動調整する

列幅を自動調整するには、列の境界線をダブルクリックします。

↑調整したい列の境界線をダブルクリックします

 

セルに入力されているデータをすべて表示される列幅に自動で調整されます。

↑データすべてが表示される列幅に自動調整されます

 

■複数列の列幅をまとめて手動で調整する

複数列をまとめて手動で同じ列幅に調整するには、列を選択し、いずれかの列の境界線をドラッグします。

↑複数の列を選択し、いずれかの列の境界線をドラッグします

 

選択した列の列幅が同じ幅に調整されます。

↑選択した列が指定した列幅に変わります

 

■複数列の列幅をまとめて自動調整する

複数列の列幅をまとめて自動調整するには、列を選択し、いずれかの列の境界線をダブルクリックします。

↑複数の列を選択し、いずれかの列の境界線をダブルクリックします

 

選択した列に入力されているデータがすべて表示される列幅に自動で調整されます。

↑列のデータに合わせて列幅が自動調整されます

 

■見出しを除いて列幅を自動調整する

見出しが長いセルのある列では、境界線をダブルクリックすると、自動で長い列幅になります。見出しを除いて自動調整する場合は、「書式」ボタンの「列の幅の自動調整」を選択します。

↑自動調整したいセルを選択します。見出しのセルは除きます

 

↑「ホーム」タブ → 「書式」ボタン → 「列の幅の自動調整」をクリックします

 

選択したセルのセル幅が自動で調整され、データが表示されます。

↑選択したセルのデータがすべて表示される列幅に変わります

 

以上、2017年のエクセル人気記事Top5でした。これらのテクニックをきっちりマスターして、2018年もスタートダッシュを決めちゃいましょう！

エクセルでグラフを作成すると自動でデザインされますが、そのままでは訴求ポイントが不明確なことがあります。そんなときは、データを1つだけ色を変えれば目立たせることができますし、グラフに数値を表示すれば具体的な違いが明瞭になります。また、数値の場所を変えれば、グラフに変化が生まれ、目を引くでしょう。今回は、グラフのデータをわかりやすく強調するワザを紹介します。

 

【その1】

データを1つだけ目立たせる

グラフのデータを1つだけ目立たせるには、データ要素を選択し、図形の塗りつぶしで色を変更します。データ要素の選択は、データ系列をクリックして選択してからデータ要素をクリックします。

↑データ系列をクリックします

 

すべてのデータ要素が選択されます。

↑目立たせたいデータ要素をクリックします

 

データ要素が1つだけ選択されます。

↑「書式」タブで「塗りつぶしの色」の「▼」ボタンをクリックし、色を選択します

 

グラフ要素の色が変わります。

↑データの色が1つだけ変わりました

 

【その2】

グラフに数値を表示する

グラフに数値を表示するには、データラベルを追加します。グラフの内側や外側に表示できます。

↑グラフをクリックします

 

グラフが選択されます。

↑「デザイン」タブ → 「グラフ要素を追加」ボタンをクリックし、メニューから「データラベル」 → 「外側」を選択します

 

グラフ上部に数値が表示されます。

↑グラフに数値が表示されます

 

【その3】

数値の場所を変える

グラフに表示した数値の場所を変えるには、数値をドラッグします。

↑数値をドラッグします

 

数値の場所が変わります。

↑グラフの数値の場所が変わります

 

グラフのデータを強調するワザ、いかがでしょうか？ ひと手間を加えるだけでわかりやすいグラフに変えることができます。ぜひ試してみましょう。

エクセルといえば表計算やグラフに目がいきがちですが、実はそれ以外の部分にも便利な機能がたくさんあります。今回は便利で手軽なのにあまり知られていない“ツウ”な機能を3つご紹介します。

 

【その1】

デキる人の資料でよく見る「会社のロゴ」ってどうやって挿入するの？

外部に提出する表や文書では、用紙の上部に会社のロゴを印刷する場合が多いですね。エクセルでロゴを使う場合、余白の上部（ヘッダー）に画像を入れます。余白は作成したシートに表示されないため、ページレイアウト表示や「ヘッダー」画面で画像を挿入します。挿入した画像は印刷プレビューで確認しましょう。

 

■用紙上部に画像を挿入する

用紙上部（ヘッダー）に画像を挿入するには、「ページ設定」画面から「ヘッダー」画面を表示します。

↑「ページレイアウト」タブ → 「ページ設定」ボタンをクリックします

 

「ページ設定」画面が表示されます。

↑「ヘッダー/フッター」タブで、「ヘッダーの編集」ボタンをクリックします

 

「ヘッダー」画面が表示されます。

↑「右側」欄をクリックし、「図の挿入」ボタンをクリックします

 

「画像の挿入」画面が表示されます。

↑「ファイルから」をクリックします

 

「図の挿入」画面が表示されます。

↑画像を選択し、「挿入」ボタンをクリックします

 

画像が指定され、元の画面に戻ります。

↑「&[図]」の表示を確認し、「OK」ボタンをクリックします

ヘッダーに画像が挿入され、「ページ設定」画面に戻ります。

↑画像を確認し、「印刷プレビュー」ボタンをクリックします

 

「印刷」画面に切り替わり、印刷プレビューに画像が表示されます。ヘッダーに画像を入れると、全ページに印刷されるので、手間がかかりません。お試しください。

 

【その2】

フッター／ヘッダーってどう使う？ 意外と知らない「ページ番号」の付け方

エクセルで表や文書を印刷する際、ページ番号を用紙の下部に入れたい場合がありますよね。ページ番号はフッターやヘッダーで設定します。フッターとは用紙の上下左右にある余白のうち下部を、ヘッダーは上部を指します。余白は作成したシートに表示されませんが、ページレイアウト表示ならワードと同じように余白を表示してページ番号を設定できます。「ページ設定」画面で設定することも可能です。指定したページ番号は印刷プレビューでチェックしましょう。ここでは、「ページ設定」画面でページ番号を設定します。

 

■ページ番号を印刷する

ページ番号を印刷するには、フッターやヘッダーにページ番号を挿入します。ページ番号の形式は、「1ページ」や「1/?ページ」（?は総ページ数）などから選択します。

↑「ページレイアウト」タブ → 「ページ設定」ボタンをクリックします

 

「ページ設定」画面が表示されます。

↑「ヘッダー/フッター」タブの「フッター」欄で、ページ番号の形式を選択し、「印刷プレビュー」ボタンをクリックします

 

「印刷」画面に切り替わり、印刷プレビューが表示されます。

↑印刷プレビューで、用紙の下部中央に表示されるページ番号を確認します

 

■ページ番号を用紙の右下に印刷する

ページ番号をフッターに挿入すると、用紙の下部中央に表示されます。用紙の右下に印刷するには、「フッター」画面で指定します。

↑「ページ設定」画面で、「ヘッダー/フッター」タブ → 「フッターの編集」ボタンをクリックします

 

「フッター」画面が表示されます。

↑「右側」欄をクリックし、「ページ番号の挿入」ボタンをクリックします。「&[ページ番号]」が表示されたら、その右に「ページ」を入力し、「OK」ボタンをクリックします

[ページ番号]ではページ番号のみが表示されるので、「ページ」を追加して「1ページ」とします。ページ番号が用紙右下に挿入されます。戻った「ページ設定」画面の「印刷プレビュー」ボタンをクリックし、印刷プレビューで表示を確認します。

 

■先頭ページにページ番号を入れない

表紙にページ番号を入れないで、2ページ目に「1ページ」と印刷したい場合は、「先頭ページのみ別指定」を設定し、「先頭ページ番号」で「0」を指定します。

↑「ページ設定」画面の「ヘッダー/フッター」タブの「フッター」欄でページ番号の形式を選択し、「先頭ページのみ別指定」にチェックを入れます

 

先頭ページの指定が解除され、空白になります。2ページ目には「2ページ」が表示されます。

↑「ページ」タブをクリックし、「先頭ページ番号」欄に「0」を入力します。そして「印刷プレビュー」ボタンをクリックします

 

印刷プレビューに切り替わり、2ページ目に「1ページ」と表示されます。

 

設定したページ番号は印刷プレビューやページレイアウト表示で確認するのがポイントです。

 

【その3】

「Ctrl＋C」＆「Ctrl＋V」よりもさらに速い!? 入力済みデータをコピーする超速ワザ

データの入力では、同じデータを入力することが多いですね。特に同じ行や列で入力済みのデータは「またか」と嫌気もさします。同じデータはコピーすることもできますが、入力のショートカットキーならさらに速く複製できます。Alt＋↓キーでは、同じ列に入力された履歴からデータを選択できます。分類など決まったデータから入力する場合に便利です。Ctrl＋D（Down）キーなら一つ上のデータが、Ctrl＋R（Right）キーで一つ左のデータがコピーできます。今回は、入力済みのデータを素早くコピーする方法を紹介します。

 

■同じ列のデータから選択する

同じ列に入力済みのデータから選択する場合は、Alt＋↓キーを押します。

↑セルを選択し、Alt＋↓キーを押します。入力済みのデータが表示されるので選択します

 

データが入力されます。

 

■一つ上のデータをコピーする

一つ上のデータをコピーするには、Ctrl＋D(Down)キーを押します。

↑セルを選択し、Ctrl＋Dキーを押します

 

一つ上のデータがコピーされます。

 

■一つ左のデータをコピーする

一つ左のデータをコピーするには、Ctrl＋R（Right）キーを押します。

↑セルを選択し、Ctrl＋Rキーを押します

 

一つ左のデータがコピーされます。

 

エクセルの“ツウ”な機能、いかがでしたでしたでしょうか？ これらを使いこなせればきっとあなたもエクセル職人の仲間入り！ ぜひお試しください。