カテゴリー: エクセル時短術

売上管理の月表から顧客のデータをチェックする際は、「フィルター」機能でデータを抽出するのがオススメす。多くのデータから簡単に絞り込むことができます。また、顧客ごとに売上金額を集計したい場合は、「小計」機能が便利です。SUM関数を使わずに自動で計算できます。あらかじめ顧客名で並べ替えておくのがポイントです。

「フィルター」機能でデータを抽出する

「フィルター」機能を使ってデータを抽出するには、フィルターボタンを表示します。

「フィルター」機能がオンになり、表の項目に「フィルター」ボタンが表示されます。

指定した顧客のデータが抽出され、「フィルター」ボタンが抽出中を示すマークに変わります。

抽出を解除する場合は、「データ」タブで「クリア」ボタンをクリックします。

元の表に戻ります。「フィルター」ボタンを消す場合は、「データ」タブ → 「フィルター」ボタンをクリックして「フィルター」機能をオフにします。

顧客ごとに売上金額を集計する

顧客ごとに売上金額を集計する際は、「小計」機能を使います。あらかじめ顧客名で表を並べ替えておきます。また、月表はシートコピーし、コピー後のシートで集計しましょう。

データが顧客コード順に並べ替わります。

次に、「小計」機能を使って売上金額を集計します。

「集計の設定」画面が表示されます。

顧客コードごとの売上金額が集計され、アウトラインで表示されます。

アウトラインを解除する場合は、「データ」タブ → 「グループ解除」の「▼」ボタン → 「アウトラインのクリア」をクリックします。

「フィルター」機能や「小計」機能を使うと、手間取るデータの抽出や小計が簡単にできます。大量のデータを使うビジネスで必須のテクニックです。覚えておきましょう。

リストの入力でよく起きるのが重複入力でしょう。入力したあと重複をチェックすることもできますが、入力する際「入力済み」の警告を表示できれば効率的ですよね。この自動警告は、「データの入力規則」を使い、入力済みのデータと同じものを入力しようとしたら表示します。データの重複チェックは、COUNTIF関数を使います。

入力済みデータと同じものを入力する際にエラーを表示する

入力しようとするデータが入力済みかどうかは、COUNTIF関数でチェックします。計算結果が2以上の場合は同じデータがあり、1の場合はデータが1つだけです。「データの入力規則」で1の場合だけ入力を許可し、それ以外では入力を制限します。この際、エラーの原因がわかるメッセージを表示させるのがポイントです。

「データの入力規則」画面が表示されます。

A列のセルに「データの入力規則」が設定されます。同じデータを入力しようとすると、エラーメッセージが表示されます。

重複入力を防ぐワザはいかがでしょうか。リスト入力では欠かせないテクニックです。覚えておきましょう。

データの入力にはミスがつきものです。チェックはどうしていますか？　手の空いた人がいれば読み合わせができますが、1人で原本と照合するのは心もとないですね。特に桁数の多い数値は不安です。そんなときは、エクセルの「音声読み上げ」機能を使えば、データが自動で読み上げられ、入力チェックがはかどります。この「音声読み上げ」機能はオプションなので、クイックアクセルツールバーに追加して利用します。

「音声読み上げ」機能を追加する

「音声読み上げ」機能を使うには、クイックアクセスツールバーに追加します。

「Excelのオプション」画面が表示されます。

画面左上のクイックアクセスツールバーに「音声読み上げ」ボタンが追加されます。

データを音声で読み上げる

読み上げしたいデータを選択してから「音声読み上げ」ボタンをクリックします。

データが読み上げられます。中断する場合はEscキーを押します。

音声読み上げはデータの入力チェックに便利です。特に在宅ワークでは必須のツール。ぜひ利用してみましょう。

エクセルで表をコピーして使っているとき、どのデータを更新したか忘れてしまった……といったことはないでしょうか。そんなときは「条件付き書式」を使って、新旧の表を比較してみましょう。データが異なるセルを明示することができます。同じ表を別々に更新したときも異なるデータをチェックできます。

2つのセルを比較しデータに相違があるかをチェックする

新旧の商品リストのセルを比較してデータに相違があるかをチェックするには、条件付き書式を使います。条件では、セルA＝セルB＝FALSE（セルAとセルBが同じでない場合）、と指定します。

「新しい書式ルール」画面が表示されます。

＝A2＝商品リスト_0730！A2＝FALSE

上記に数式により、セルA2と、「商品リスト_0730」シートのセルA2が等しいか調べ、等しくない（FALSE）の場合は、指定した書式で表示します。
「セルの書式設定」画面が表示されます。

「新しい書式ルール」画面に戻ります。

データが異なるセルに色が付きます。

2つの表でデータをチェックするワザはいかがでしょうか。条件付き書式の条件で、数式に「＝」を使う方法はデータチェックに有効です。ぜひ覚えましょう。

エクセルで店員の勤務表などのシフト表を作成する際、ガントチャートがあれば、手薄な時間帯を一発で発見できて便利です。このガントチャートは、積み上げ横棒グラフを使えば簡単に作成できます。あるいは、条件付き書式を使って、就業時間帯のセルを塗りつぶしてガントチャートを作成することもできます。今回は、ガントチャートを作成するワザを2つ解説します。

「積み上げ横棒グラフ」でガントチャートを作る

積み上げ横棒グラフでガントチャートを作るには、就業時間を計算した表を作ります。縦に並ぶ氏名が表と逆になるので、軸を反転させます。就業時間帯を横軸に設定し、始業時のデータ系列を透明（「塗りつぶしなし」と「線なし」）に指定します。

積み上げ横棒グラフが作成されます。グラフタイトルは、セルA1の日付（曜日付き）のデータを参照します。

グラフタイトルに日付と曜日が表示されます。次に縦に並んだ氏名を表の並びに揃えます。

「軸の書式設定」画面が表示されます。

氏名の並びが表と同じになります。次は、就業時間を指定します（ここでは8～20時）。

「軸の書式設定」画面の「軸のオプション」が表示されます。

横軸に時刻が表示されます。

凡例が削除されます。最後に、選択した始業時の青帯を透明に変えます。

始業時の青帯が透明になり、ガントチャートが作成されます。

条件付き書式でガントチャートを作る

条件付き書式でガントチャートを作るには、勤務時間帯のセルに色を塗ります。条件には、AND関数を使って、「始業時」以降で「終業時－1」以前のセルを指定します。上下の罫線に白色を指定して時間帯を切り離すのがポイントです。

「新しい書式ルール」画面が表示されます。

この場合、時刻のセルE2が始業時のセルB3以上で、しかもセルE2が「終業時－1」以下を満たす場合、という条件をAND関数で指定して満たす（TRUE）ときと指定しています。時間帯の2行目と、始業時の列B列、終業時の列C列は絶対参照で指定します。セルG3では、時刻のセルG2（10）が始業時のセルB3（10）以上になり、終業時のセルC3（16）－1が終業時のセルC3（16）以下になるので、指定した書式で表示されます。

「書式」ボタンをクリックすると、「セルの書式設定」画面が表示されます。

セルの書式が設定され、「新しい書式ルール」画面に戻ります。

ガントチャートが表示されます。

ガントチャート作成のワザはいかがでしょうか。ビジネスではよく使うので、いずれかをマスターしましょう。

簡単にグラフを作成できるのがエクセルの優れたところですが、作成したまま資料として提案していませんか？ 実はひと工夫加えるだけで、グラフが見やすくなり訴求度がアップします。例えば、円グラフ。項目名をグラフの近くに置けば、凡例の色とグラフを見比べる手間が省けます。加えて、割合（パーセント）も同時に表示したいところ。今回は、円グラフの訴求力を高めるポイントを3つご紹介します。

【ポイント①】

項目名をグラフの近くに置く

項目名をグラフの近くに置くには、まず凡例を消します。項目名は、データラベルオプションで「分類名」と「パーセンテージ」をオンにします。項目名をグラフの外に置く場合は、「ラベルの位置」で「外部」を選択します。

凡例が消えます。次に、項目名をグラフに表示します。

「データラベルの書式設定」画面が表示されます。

グラフの外部に項目名とパーセントが表示されます。

【ポイント②】

円グラフの項目を値の大きい順に並べる

値の大きい順に項目を並べる場合は、表を降順に並べ替えます。

表が売上高の大きい順位並べ替わり、円グラフも変わります:。

【ポイント③】

目立たせたい項目を切り出す

円グラフの項目を切り出すには、その項目だけを選択し、「データ要素の書式設定」画面の「要素の切り出し」で「20%」などと指定します。

指定した項目だけが選択されます。

「データ要素の書式設定」画面が表示されます。

指定した項目が切り出されます。

円グラフのひと工夫ワザはいかがでしょうか。簡単に加工できるので、ぜひお試しください。

人口動態や売上高、会員数などのデータの推移を表すには、折れ線グラフや積み上げ棒グラフを使うことが多いですよね。しかし、「バタフライチャート」ならデータを左右に振り分けて2つの項目を比較し、データの推移を表現することができます。このバタフライチャートは横棒グラフから作成しますが、一方の数値をマイナスにするのがポイントです。

バタフライチャートを作成する

バタフライチャートを作成する前に、まずはシートをコピーし、一方の項目の数値をマイナスにします。グラフは、横棒グラフで作成します。左右の横棒を揃えるには、「系列の重なり」を「100%」に設定します。ラベルをグラフの左側に置く場合は「ラベルの位置」で「下端/左端」を指定し、横軸のマイナス数値は表示形式を変えてプラスにします。

横棒グラフが作成されたら、まず横棒の位置を揃えます。

「データ系列の書式設定」画面が表示されます。

横棒の位置が揃います。次に、ラベルを左に移動します。

「軸の書式設定」画面が表示されます。

ラベルがグラフ左端に移動します。最後に、横軸のマイナス数値をプラスに変えます。

「軸の書式設定」画面が表示されます。

マイナスの数値がプラスに変わります。

バタフライチャートは男女別年代別人口グラフなどでよく目にします。作成方法をマスターしましょう。