カテゴリー: ワード活用術

一度作成した文書は、使い回すのが効率的なビジネスの定石です。同じような見積書を作成する際、以前の文書をもとに必要な箇所だけを変更すれば、すばやく作業が進みます。このとき、文書を別名で保存するにはF12キーがオススメ。一発で「名前を付けて保存」画面を表示できます。

 

また、同じような文書を作成する際、変更する日付や顧客名にマーキングしておけば、更新忘れを回避できます。印刷する前にマーキングの表示をオフにするのがポイント。使い回す際、文書にメモを残しておけば情報の散逸を防ぐことが可能です。このメモを印刷したくないときは、隠し文字に設定すれば印刷されません。

 

それぞれの具体的な手順を見ていきましょう。

 

文書を別名で保存する

文書を別名で保存するには、「名前を付けて保存」画面でファイル名を変更して保存します。この画面を一発で表示するには、F12キーが便利です。

 

この画面で保存場所とファイル名を変えて「保存」ボタンをクリックすれば、別名で保存できます。

 

変更する箇所をマーキングする

文字をマーキングするには、文字を選択し蛍光ペンを使います。マーキングを印刷しない場合は、「Wordのオプション」画面で「蛍光ペンを表示する」をオフにします。

 

 

文字がマーキングされます。

 

印刷する際、マーキングを非表示にする場合は、「Wordのオプション」画面で設定を変更します。

 

マーキングが消えます。

 

マーキングを表示するときは、「Wordのオプション」画面で「蛍光ペンを表示する」にチェックを入れます。

 

文字を隠し文字に設定する

文字を隠し文字にするには、「フォント」画面で設定します。

 

 

「フォント」画面が表示されます。

 

選択した語句が隠し文字に設定され、点線のアンダーラインが引かれます。

 

隠し文字に設定した語句は印刷されません。

 

文書を使い回すワザはいかがでしょうか。大量の文書を扱うビジネスでは必須のテクニックです。マスターしておきましょう。

チェックを依頼して戻ってきた文書を開いたら、どこが修正されたかわからない……といったことはないでしょうか。修正した箇所のチェックは欠かせませんね。こんなときは「比較」機能を使ってみましょう。新旧の文書が自動で比較され、違いが新しい文書に書き出されます。この「比較」機能は、昨年の文書を元に今年の文書を作成した際、どこを修正したかを確認するときにも有効です。

 

新旧の文書を比較する

新旧の文書を比較するには、結果の比較画面を使います。さらに修正を加える場合は、新旧の文書と見比べることもできます。

 

「文書の比較」画面が表示されます。

 

「ファイルを開く」画面が表示されます。

 

「文書の比較」画面に戻り、元の文書が指定されます。

 

新旧の文書が比較され、その結果が表示されます。作業をする際は、不要な変更履歴や新旧文書のウィンドウを閉じましょう。

 

結果の比較画面で作業しやすくするときは、すべての変更を表示します。

 

 

変更を確認し、校正する

比較した結果を確認し、問題ない場合は「承諾して次へ進む」、元に戻す場合は「元に戻して次へ進む」を選択します。語句を校正し直すこともできます。

 

 

 

次の変更箇所も同じようにして確認します。語句を直接修正することもできます。新旧文書の比較ワザはいかがでしょうか。ビジネスでは似た文書が多いので、違いを確認する場合は利用してみましょう。

内容が微妙に異なるメールを複数人に個別に送信する際、宛先と内容を一通ずつ入力するのは手間がかかり、指定ミスの原因にもなります。例えば、面接の案内状を、宛先と集合時間を変えて複数人に送るといった場合です。そんなときは、ワードの電子メールメッセージ機能を利用しましょう。差し込み印刷と同様、エクセルで名前と集合時間の一覧表を作り、ワードでメール本文に挿入する項目を指定して送信できます。送信する前にプレビューでチェックできるのも便利です。

 

エクセルで差し込み用のデータファイルを準備する

お知らせメールに差し込むデータをまとめた一覧表は、エクセルで作成します。表の先頭行に項目名を入力するのがポイントです。「面接者名簿」などと表のタイトルを先頭行に入れると、ワードで項目名を指定できなくなります。

 

ワードでメール本文に氏名となどを差し込み「印刷」をする

ワードで元になる案内状を作成し、氏名と集合時間を入力したい場所にスペースを設けます。この場所には、データファイルの項目（差し込みフィールド）を挿入します。差し込み結果のプレビューでメール本文を確認したら送信します。

 

 

表示がWebレイアウトに変わります。

 

「データファイルの選択」画面が表示されます。

 

「テーブルの選択」画面が表示されます。

 

差し込み用のデータファイルが指定されます。次に、氏名を差し込む指定をします。

 

 

「氏名」（差し込みフィールド）が挿入されます。同じ手順で「集合時間」を挿入します。

 

今度は、氏名と集合時間の差し込み結果（メール本文）を確認します。

 

1件目のデータを差し込んだメール本文が表示されます。

 

メールの内容を確認したら送信します。

 

「電子メールに差し込み」画面が表示されます。

 

メールが送信されます。Outlookでメール送信の確認メッセージが表示されたら、「許可」ボタンをクリックします。

 

ビジネスでは、同じ内容で宛先だけが異なるメールはよく送信します。ぜひマスターして利用しましょう。